Gestão de correspondência

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Gestão de correspondência: Objetivo do programa

O objetivo do programa de Gestão de correspondência é permitir guardar numa base de dados toda a correspondência que circula na sua empresa.
Permite assim substituir o Livro de registo de correspondência (livros de entrada e saída) com muitas vantagens.
Esta sistematização da informação é muito importante para a organização de qualquer entidade. Saber a correspondência entrada e saída é fundamental para a correta gestão da sua empresa. Também importante é

guardar cópias digitais  da correspondência

ou documentos relevantes. Hoje em dia é muito fácil conseguir um pdf ou uma imagem de um documento, usando por exemplo um telemóvel, e o programa permite o upload do ficheiro de imediato para o servidor, garantido assim que está sempre disponível. Não será necessário procurar o documento em formato físico se existe uma cópia digital por isso
é garantido o acesso à correspondência quase imediato. Não menos importante é o

acesso ao histórico

podendo obter uma listagem de toda a correspondência trocada com qualquer entidade. Aquando da receção da correspondência é possível escrever um pequeno memo sobre o seu conteúdo. O historial pode ser obtido em questão de segundos.  Para isso é possível

exportar elementos para Excel

o que garante que a sua base de dados não se encontra fechada, mas pode ter o seu conteúdo numa folha de cálculo podendo usar todas as funcionalidades que o Excel permite nomedamente a utilização de filtros. De referir ainda que

Não se trata de um processo moroso

porque o registo é uma operação muito rápida. As imagens (fotografias) da correspondência podem ser adicionadas em qualquer altura do processo, não necessitando de ser incluídas aquando do registo. Esta tarefa (de organização e implementação) está incluída nos deveres da secretária. Apresentamos de seguida uma abordagem à

Deveres da secretária

Metodologia no tratamento da correspondência.

deveres secretaria correspondência

A secretária deve saber distinguir correspondência interna e correspondência externa. A correspondência interna é a informação que percorre unicamente os circuitos internos da empresa, por exemplo correspondência trocada entre os vários departamentos da empresa. A correspondência externa é toda a outra e pode subdividir-se em dois grupos: Correspondência de entrada e Correspondência de saída.

Nas empresas existe um livro de controlo de entradas/saídas ou um software que faça a mesma função. Este livro pode tomar um dos seguintes nomes: Livro de Protocolo ou Livro de Registo de Correspondência. Comecemos por abordar a:

Organização da correspondência de entrada

A secretária deve:

  • Registar toda a documentação que entre na empresa.
  • Não deve abrir a correspondência que tenha a indicação de Confidencial, Pessoal ou Privado. Esta correspondência deve seguir para a entidade superior que decidirá como deve atuar. Deve escrever no envelope a data de entrada.
  • Abrir toda a correspondência e agrafar todos os documentos apensos.
  • Deve ler o conteúdo da correspondência com o objetivo de verificar incongruências (por exemplo a carta referir que é enviado um documento e ele não ter sido enviado)
  • Verificar se os dados do remetente estão corretos (nome, morada, código postal). No caso de estarem incompletos deve agrafar o envelope juntamente com os elementos da carta. 
  • dar especial atenção às faturas e às informações bancárias.

Organização da correspondência de saída

  • A secretária deve ter sempre disponível uma forma de procurar os códigos postais.
  • Estabelecer um prazo para a entrega de toda a correspondência a ser enviada pelos serviços.
  • Dividir a correspondência por tipo: correio registado, correio normal, correio azul editorial ou a cobrança e verificar se os registos estão corretamente preenchidos.
  • Usando um programa de registo de correspondência pedir os ficheiros em formato pdf para indexar, na base de dados, a correspondência enviada.
  • Agrupar as cartas segundo três grupos: Locais, Nacionais e Internacionais.